Sangdha's space

ก่อนหน้าที่จะมีอินทราเน็ตในองค์กรนั้น งานของพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างหนึ่ง ก็จะเป็นเรื่องการคีย์ข้อมูลการลาของพนักงานจากใบบันทึกการลาเข้าระบบบริหารงานบุคคล (Human Resources Information System - HRIS) ในส่วนที่เป็นโมดูล Time Management System ในบริษัทที่มีพนักงานในระดับหลักพันขึ้นไปนั้น ก็ใช้เวลากับงานตรงนี้อยู่ไม่น้อย และไม่นับรวมถึงเรื่องของ Human Error
การที่พนักงานคนหนึ่ง ๆ จะลา ไม่ว่าจะลากิจ ลาป่วย ลาพักร้อน ลาทุกประเภทตามแต่ว่าบริษัทไหนจะมีให้ลานั้น พนักงานจะต้องเดินไปขอใบบันทึกการลาของตัวเองจากฝ่ายบุคคลซึ่งอาจจะอยู่ชั้นเดียวกัน หรือต่างชั้น โชคร้ายหน่อยก็ต่างตึกกันไปเลย ได้มาแล้วก็กรอกว่าจะลาวันไหน ลาอะไร แล้วก็เดินเอาไปฝากเลขาเจ้านาย ให้ช่วยเอาไปเสนอให้เจ้านายเซ็นต์ให้หน่อย พอเจ้านายเซ็นต์เสร็จก็ต้องไปเอามาดูว่าเจ้านายอนุมัติไหม แล้วก็เอาไปส่งคืนให้ฝ่ายบุคคลเพื่อให้เค้าทำการบันทึกเข้าระบบ HRIS เป็นอันเสร็จพิธี ถ้าเจ้านายอยากรู้ว่าลูกน้องตัวเองลาอะไรไปกี่วันแล้ว ก็ต้องไปขอจากพนักงานฝ่ายบุคคลเพียงผู้เดียว ด้วยขั้นตอนที่ยืดเยื้อ และใช้เวลาพอประมาณ จึงเป็นที่มาของการพัฒนาระบบลาออนไลน์ในวันเวลาที่เทคโนโลยีอินทราเน็ตเข้ามาแพร่หลาย เพื่อช่วยลดในเรื่องเวลาการทำงานของพนักงานฝ่ายบุคคล และพนักงาน เจ้านายสามารถดูได้ทันทีว่าลูกน้องลาอะไรไปเท่าไหร่ ทั้งลูกน้องในระดับ Direct และ Indirect
การออกแบบระบบลาออนไลน์จึงประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
1. ส่วนของพนักงาน: ในส่วนนี้จะมีหน้าจอให้พนักงานกรอกการลาของตัวเอง เมื่อกรอกเสร็จจะมีเมล์ไปแจ้งเจ้านายให้ทำการพิจารณาอนุมัติการลา และเมื่อเจ้านายพิจารณาแล้วไม่ว่าจะอนุมัติหรือไม่ก็จะมีเมล์แจ้งมายังพนักงานให้ทราบ, พนักงานสามารถเช็คได้ว่าโคว์ต้าการลาแต่ละประเภทมีอยู่จำนวนเท่าไหร่ ใช้ไปเท่าไหร่ เหลือเท่าไหร่, สามารถที่จะดูรายละเอียดได้ว่าลาไปเมื่อไหร่บ้าง และดูข้อมูลการลาย้อนหลังได้ตั้งแต่เริ่มต้น
2. ส่วนของเจ้านาย: เมื่อมีเมล์แจ้งก็สามารถคลิกลิงค์จากเมล์เข้ามาอนุมัติได้เลย, เจ้านายสามารถดูข้อมูลการลาของลูกน้องโดยตรง หรือลูกน้องของลูกน้องในทุกระดับชั้น, เจ้านายสามารถโอนอำนาจอนุมัติให้ผู้อื่นในกรณีที่ไม่อยู่ในออฟฟิศ
3. ส่วนของพนักงานฝ่ายบุคคล: พนักงานฝ่ายบุคคลจะต้องพิจารณาการลาเกินสิทธิของพนักงาน, สามารถดูรายละเอียดการลาของพนักงานทุกคน หรือจะดูสรุปการลาแยกตามฝ่ายก็ได้ หลังจากนั้นจะทำการโอนข้อมูลเข้าระบบ HRIS โดยไม่ต้องทำการคีย์ซ้ำ ซึ่งจะช่วยลดในเรื่องของ human error ได้

โดยหลักๆ ของระบบลาออนไลน์ก็มีเท่านี้ แต่เท่านี้ก็ช่วยงานองค์กรได้เยอะอย่างไม่น่าเชื่อ

ตัวอย่างที่ 1         

ภาษามนุษย์ : ให้สุ่มตัวเลขมา  1 ตัว ที่อยู่ระหว่าง 1 - 999

ภาษาคอมพิวเตอร์: 
            Random random = new Random();
            return random.Next(1, 999);

 

ตัวอย่างที่ 2

ภาษามนุษย์ : เขียนเลข 1 - 10 บนกระดานดำ

ภาษาคอมพิวเตอร์: 

          for(int i = 1; i <=10; i++)

          {

                    strOut += i.ToString() + ", " 
          }

          txtOut.Text = strOut; 

txtOut.Text ก็เปรียนเสมือนกระดานดำนั่นเอง

ปล.พูดถึงเรื่องภาษาคอมฯ ภาษาคน อยู่ดีๆ ไหงกลายมาเป็นเรื่องนี้ได้ไง

Treasury เป็นแผนกงานหนึ่ง ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการซื้อ/ขายอัตราแลกเปลี่ยนทั้งล่วงหน้าและไม่ล่วงหน้า ทั้งนี้เพื่อเป็นการป้องกันความเสี่ยงจากอัตราแลกเปลี่ยนที่ผันแปรผิดปกติ อย่างปีวิกฤตต้มยำกุ้ง ที่รัฐบาลออกมาประกาศลอยตัวค่าเงินบาท ปีนั้นมีหลายๆ บริษัทต้องขาดสภาพคล่องเพราะขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนไปเลยก็มีอยู่ไม่น้อย  หน้าที่ความรับผิดชอบอีกเรื่องหนึ่งคือ การบริหารเงินที่สำรองไว้ใช้ นำไปลงทุนระยะสั้นในผลิตภัณฑ์ทางด้านการเงินทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นการฝากประจำ, ตราสารหนี้, หรืออื่นๆ ที่ให้ผลตอบแทนดีที่สุด และพอเหมาะกับเวลาไถ่ถอนเพื่อนำเงินจำนวนนั้นๆ ใช้ตามวัตถุประสงค์ที่สำรองไว้

ในแต่ละวันจะมีการส่งแบบฟอร์มการซื้อ/ขายอัตราแลกเปลี่ยน และแบบฟอร์มการลงทุนระยะสั้น จากหน่วยงานต้นสังกัดต่างๆ จำนวนไม่น้อย ซึ่งจะส่งมาทางแฟกซ์ และใส่ซองให้แม่บ้านนำมาส่งบ้าง ก็เกิดปัญหาเรื่องเอกสารหาย ทำให้พลาดการได้อัตราแลกเปลี่ยนดีๆ อัตราดอกเบี้ยดีๆ ไปก็มาก อีกอย่างหนึ่งคือแผนก Treasury ไม่สามารถวางแผนล่วงหน้าได้เลย เพราะกว่าเรื่องจะมาถึง มันก็ต้องผ่านการเซ็นต์อนุมัติกันหลายชั้นอยู่ พอมาถึงก็พอดีวันที่จะต้องดำเนินการเลย ถ้าสามารถทราบความต้องการก่อนหน้าคือพอออกจากคนทำงานบุป รู้ปับเลย ก็จะทำให้มีเวลาวางแผน ต่อรองเงื่อนไขดีๆ กับธนาคาร และสถาบันการเงินได้

เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ เหล่านี้ บวกกับความต้องการที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แผนก Treasury จึงแจ้งมาให้ทางไอทีพัฒนาระบบขึ้นมา ก็ตั้งตามชื่อแผนกนั่นแหละ มันก็ง่ายดี ก็เลยเป็นระบบ Treasury Information System ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 module ดังนี้  1. Foreign Exchange System, 2. Short Term Investment System, 3. Corporate Finance System แล้วไอ้ module 3 เนี่ยะนะ มันมาได้ยังไง แล้วมันคืออะไร ติดไว้ก่อน

มันมีอะไรใน Module Foreign Exchange(FX module)

Foreign Exchange นี้เป็นระบบเพื่อสนับสนุนเรื่องการซื้อขายอัตราแลกเปลี่ยนทั้งล่วงหน้าและไม่ล่วงหน้า กลุ่มคนที่รับผิดชอบแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม คือ

1.       คนที่เป็นเจ้าของเรื่อง คนนี้จะเป็นคนแจ้งว่าจะใช้เงินสกุลอะไร จำนวนเท่าไหร่ เมื่อไหร่ ให้ใคร

2.       หัวหน้าแผนกของเจ้าของเรื่อง จะอนุมัติก่อนส่งเรื่องให้คนซื้อ/ขายฯ  

3.       คนซื้อ/ขายอัตราแลกเปลี่ยนให้กับทุกแผนก จะทำหน้าที่ติดต่อ ต่อรอง กับสถาบันการเงิน เพื่อให้ได้ดิวที่ดีที่สุด ถ้าบางครั้งข้อมูลสนับสนุนว่าซื้อ/ขายตอนนี้ได้ดิวดี ก็จะซื้อ/ขานล่วงหน้าไว้ แล้วก็ค่อยๆ งัดมันออกมาใช้ (สรรพแสงเค้าเรียกว่า Short Tern) การจะซื้อก็ต้องดูด้วยว่าเราทำธุรกรรมกับสถาบันการเงินเกินกว่าวงเงินที่เค้าให้เรามาหรือเปล่า ถ้าเกินเค้าก็ไม่รับ เพราะเค้าก็ต้องป้องกันความเสี่ยงเหมือนกัน

4.       คนอนุมัติสุดท้าย (ใหญ่สุดในบรรดากลุ่มคนทั้งหมด) จะดูว่าพนักงานตัวน้อยๆ นั้นดิวได้ rate เป็นที่น่าพอใจหรือเปล่า ถ้าไม่ พี่ท่านก็จะตีเรื่องกลับให้มาหาดิวใหม่ อย่าส่งดิวมั่วๆ ไปนะคะ ถึงแม้พี่ท่านจะเซ็นต์ผ่านให้ ก็ใช่ว่าจะรอด เพราะทุกๆ เดือนจะมีรายงานสรุปประสิทธิภาพการดิวกลุ่มคนที่ 3 ให้พี่ท่านทราบ อาจกระเทือนถึงน้องโบตอนปลายปีได้ ถ้าหากว่าเทียบกับตลาด(mark to market)แล้วขาดทุนตลอด

เรื่องของคนกลุ่มที่ 1 เจ้าของเรื่อง เงินๆ ทองๆ (BU Staff)
          คำที่ใช้เรียกคนกลุ่มนี้คือ BU Staff เค้าจะเป็นคนรับเรื่อง ความต้องการในการใช้เงินสกุลต่างประเทศของแผนกต่างๆ  เช่น แผนกการเงินและตลาด แผนกจัดซื้อ เป็นต้น และจะรับเรื่องว่าตอนนี้ในบริษัทนั้นมีเงินต่างประเทศที่จะรับเข้ามาจากการรับชำระค่าสินค้า หรือค่าอื่นๆ เมื่อใด และจำนวนเท่าไหร่ และนำมาแจ้งให้กับคนกลุ่มที่ 3 คือ คนซื้อ/ขาย (TR Staff) อัตราแลกเปลี่ยนทราบ โดยการบันทึกข้อมูลผ่านทางระบบ FX module เมื่อ BU Staff บันทึกข้อมูลเสร็จแล้วปั๊บ ก็จะมีเมล์แจ้งไปยังคนกลุ่มที่ 2 คือหัวหน้าแผนก หรือเราเรียนว่า Head BU ให้ท่านช่วยกรุณาตรวจสอบรายละเอียด การสั่งซื้อ/ขาย และกรุณาอนุมัติให้ทันการด้วยนะเจ้าคะ นอกจากจะมีเมล์แจ้งไปที่เจ้านายสุดที่ร้ากๆๆ แล้ว TR Staff ผู้มีหน้าที่ซื้อ/ขายอัตราแลกเปลี่ยนจะเป็นเจตุจำนงค์ของ BU ทันที เพื่อนำมาวางแผนการซื้อ/ขาย

เรื่องของคนกลุ่มที่ 2 หัวหน้าแผนก(Head BU)
          เมื่อได้รับเมล์แจ้งว่ามีรายการรอเจ้านายอนุมัติ เจ้านายจะคลิกผ่านทางเมล์ หรือจะเข้าไปอนุมัติในระบบผ่านทาง Intranet ก็ได้ อันนี้ต้องอำนวยความสะดวกให้เต็มที่ เพราะพวกเราตระหนักดีว่า ทุกเวลานาทีของเจ้านายนั้นมีค่าเพียงใด การจะเสนอเรื่องไปที่เจ้านายก็ต้องกรอกข้อมูลให้ถูกต้องรัดกุม มิเช่นนั้นแล้ว อาจจะถูกเจ้านายตีเรื่องกลับมาให้ทำใหม่ได้เสมอ ถ้าหากถูกตีกลับบ่อยครั้ง มันไม่ดีสำหรับปลายปีแน่ๆ

"ภาษามนุษย์ต่างดาว" ในที่นี้หมายถึง คำพูดที่คนๆ หนึ่งพูดออกไปแล้ว แต่คนอื่นๆ เค้าไม่เข้าใจ

มนุษย์เรานั้นเมื่อเริ่มตอนเริ่มต้นหัดพูดขณะที่ยังเป็นเบบี๋อยู่นั้น ก็จะพูดออกมาเป็นภาษามนุษย์ต่างดาวนั่นแหละ แต่เราๆ คงจะลืมเลือนกันไปแล้ว ถ้าหากใครมีลูกหรือหลานตัวเล็กๆ ที่กำลังเริ่มหัดพูด ก็จะได้ยินเป็นประจำ

สำหรับคนที่อยู่ในสาขาอาชีพไอที มักจะมีคนบอกเสมอว่า พวกเราชอบพูดภาษามนุษย์ต่างดาว อันนี้เราก็ไม่ได้ปฏิเสษ เพราะมันไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะพูดเรื่องไอที ให้คนในสาขาอาชีพอื่นเข้าใจ เพราะคำบางคำเราก็ไม่สามารถที่จะอธิบายอย่างสั้นๆ ได้ อย่างเช่นคำว่า "Proxy", "Cache memory", "Cookies" อย่างนี้เป็นต้น

ถ้าเป็นคนไอทีระยะเริ่มต้น มักจะพูดศัพท์แสงไอทีปนๆ ไป (บางคนอาจจะคิดว่าตัวเองเท่ห์ พูดอะไรคนฟ้งเค้าพยักหน้าเข้าใจหมด สุดยอดนักพูดแห่งปี) แต่ถ้าเป็นระยะแก่กล้าหน่อยก็จะพยายามพูดให้มันง่ายๆ ที่คนอื่นฟังแล้วเข้าใจได้ แต่ก็ใช่ว่าจะได้เสมอไป จะว่าไปแล้ว ก็ใช่ว่าจะมีแต่คนไอทีเท่านั้นที่มักจะพูดศัพท์แสงของสาขาอาชีพตัวเอง คนในสาขางานด้านอื่นๆ ก็พูดภาษามนุษย์ต่างดาวเป็นเหมือนกันเหมือนกัน

จะขอยกตัวอย่างของหน่วยงานต่างๆ ในบริษัทที่ทำงานอยู่ก็แล้วกัน แผนกแรกเลยคือแผนก Compliance เป็นอะไรที่ฝังตรึงอยู่ในใจ เพราะไปเจอคำว่า "Proxy" ตอนที่ไปพัฒนาระบบการประชุมผู้ถือหุ้นให้กับแผนกนี้ (ระบบนี้ทำต่อจากเพื่อนซี้สุดๆ) ถ้าในความเข้าใจของคนไอทีเรา ไอ้ตัวนี้มันมีหน้าที่ช่วยให้การเล่นอินเตอร์เน็ตเร็วขึ้น ครั้งแรกเลยเจอคำนี้ในที่ประชุม คนให้ requirement เค้าบอกว่า "ถ้ากรณีที่ผู้มาเข้าประชุมมาเป็นตัวแทนของผู้ถือหุ้น ผู้เข้าประชุมแทนจะต้องเอา proxy มาลงทะเบียน"  แทนที่เราจะเข้าใจเพราะศัพท์แสงคำเดียวกันเลย มันไม่ใช่เลย มันไม่ใช่เลย ไม่ใช่สิ่งที่เราเคยเข้าใจมาก่อนเลย (เนื่องจากไม่เก่งภาษาอังกฤษ) จะถามก็กลัวจะเสียฟอร์ม เลยทำเป็นพยักหน้าหงึกๆ ทำเป็นเข้าใจไปงั้นแหละ

ยังไม่หมดสำหรับแผนกนี้ คำว่า Proxy เฉยๆ ก็ยังงงก่งก้งอยู่เลย มีแบบพ่วงเข้าไปอีก "Proxy แบบ ก, ข, ค" เอาเข้าไป แต่น้องเค้าบอกว่ามีทั้ง proxy ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษให้ดาวน์โหลดอยู่ในเวบไซต์ของบริษัท พอออกจากห้องประชุมปั๊บ เข้าเวบไซต์ไปดูหน้าตาไอ้เจ้า proxy ทันที ซึ่งแท้ที่จริงแล้วมันก็คือ "ใบมอบฉันทะ" นั่นเอง นอกจากนี้ก็จะมีคำว่า "56-1", "56-2" ใบ้หวยเหรอเจ้าค่ะ 

ลองมาดูของแผนก Company Secretary บ้างนะคะ แผนกนี้เค้ามีหน้าหลักคือจัดประชุมเบื้องบนค่ะ ซึ่งเค้าก็จะมีคณะกรรมการ และอนุกรรมการ เรียกตามชื่อย่อดังนี้ "LDCC", "SORC", "BOD" อย่างนี้เป็นต้น นอกจากไอทีที่ไม่เข้าใจแล้ว ก็ยังมีแผนกอื่นที่เค้าก็ไม่เข้าใจด้วยนะ 

แผนก Finance กับ Account ก็เป็นอะไรที่เข้าใจยากอยูสักหน่อย และรู้สึกว่าศัพท์ทางการเงินและบัญชี จะเยอะใช่ย่อย เช่น "IRR", "EBITDA" ตอนที่ทำระบบ Tresuary Information System -module Corporate Finance นั้น ก็มีศัพท์เกี่ยวกับสินค้าของชาวการเงินเค้า จำพวก Debenture, L-T Bilateral Loan, Syndicate Load, Club Loan

ยังงี้แล้ว จะมาว่าคนไอทีพูดภาษามนุษย์ต่างดาว ได้ยังไง